Goodies festivals : ce qu’il faut commander, et quand le faire

Un comité des fêtes, une mairie ou une PME qui monte son premier festival commence presque toujours par les t-shirts et garde les bracelets d’entrée pour la fin, quand l’imprimeur n’a plus de créneau. Il faut faire l’inverse. Pour avoir sous les yeux tout ce que réclame un site de festival, la page Goodies festivals de la marketplace XABAPRINT réunit au même endroit le contrôle d’accès, la PLV, le mobilier, le textile et la décoration, avec une demande de devis en ligne. Votre budget goodies festival ne se résume pas aux casquettes, et ce que vous commandez compte moins que le moment où vous le commandez.

Mi-octobre, la plupart des équipes bénévoles ferment le bilan de l’été 2026 et ouvrent le dossier 2027. C’est le bon moment pour en parler. Le ministère de la Culture a recensé environ 7 300 festivals en France sur l’année 2019, et près de quatre sur dix ont lieu l’été. Tout ce petit monde commande ses supports d’avril à juin. Les retardataires passent après les autres.

Goodies festivals : ceux que le public garde et ceux qui finissent par terre

Je fais un test simple avant de valider un objet : est-ce qu’il sert encore le lundi matin ? La gourde, oui. Le tote bag en coton épais, oui, il ira au marché pendant deux ans avec votre logo dessus. La casquette, oui, surtout sur un festival en plein champ en juillet. Le stylo et le flyer, non. Ils finissent dans l’herbe avant le deuxième concert, et c’est votre bénévole qui les ramasse le dimanche soir.

L’erreur classique, c’est de diviser le budget en dix petits objets. Mieux vaut deux objets que les gens gardent qu’une poignée de babioles. Mon ordre de préférence pour un festival de taille moyenne : un t-shirt pour l’équipe (les bénévoles doivent se repérer de loin), un tote bag ou une gourde pour le public, et c’est tout.

Côté buvette, la question est réglée par la loi. Le gobelet en plastique jetable est interdit depuis le 1er janvier 2020 (décret n° 2019-1451 du 24 décembre 2019), et la directive européenne sur les plastiques à usage unique a retiré du marché onze catégories de produits jetables le 3 juillet 2021. Le gobelet réutilisable consigné, imprimé à vos couleurs et à l’année de l’édition, est donc devenu le goodie numéro un sans que personne l’ait décidé. Faites imprimer le millésime dessus : certains festivaliers en font la collection, et ne vous rendent jamais le gobelet. Comptez-le comme une vente, pas comme une perte.

Bracelets, badges, contrôle d’accès : la commande à passer en premier

Sans bracelet, pas de festival. Vous pouvez ouvrir sans casquettes, pas sans savoir qui a payé. C’est pour ça que je mets le contrôle d’accès en tête de liste, avant tout le reste.

Trois matières se partagent le marché. Le bracelet en papier synthétique type Tyvek, pas cher, se pose en deux secondes et se déchire si on essaie de l’enlever : parfait pour une journée. Le bracelet tissu avec fermoir à usage unique tient trois jours, douches comprises, et c’est lui qu’il vous faut pour un festival avec camping. Le silicone, lui, se garde en souvenir mais se retire et se prête trop facilement. Je ne le prendrais pas pour l’entrée.

Un détail que les novices oublient : une couleur par type de pass. Public, bénévole, artiste, presse, et pass un jour si vous en vendez. À l’entrée, à 21 h, sous un éclairage de chantier, personne ne lit un texte imprimé en corps 8. La couleur, si. Commandez 10 % de bracelets en plus de vos prévisions. Il y en a toujours qui cassent pendant la pose.

PLV, drapeaux et banderoles : être repéré depuis le parking

Votre public arrive en voiture, se gare dans un pré et cherche l’entrée. Si rien ne l’indique, il suit la foule, et la foule se trompe une fois sur deux. Les oriflammes (ces drapeaux en forme de plume ou de goutte) se voient de très loin et se plantent dans la terre avec un pied à piquer. Prévoyez-en le long du chemin, pas seulement devant la porte.

Pour les banderoles accrochées aux barrières, prenez de la bâche microperforée. Le vent passe à travers, la bâche ne fait pas voile et ne tire pas sur les colliers de serrage à 2 h du matin. Les roll-ups et les totems, gardez-les pour l’intérieur : sous un chapiteau, à l’accueil, au point info. Dehors, au premier coup de vent, le roll-up tombe.

Mon parti pris : n’imprimez pas la date de l’édition sur la signalétique directionnelle. « Entrée », « Parking », « Camping », « Toilettes » resservent dix ans. Seule la grande banderole de façade porte l’année.

Mobilier, stands et structures gonflables : louer ou acheter pour une seule édition ?

Pour le mobilier, la réponse dépend d’une seule question : avez-vous un local pour le stocker de septembre à juin ? Sans garage municipal ou hangar prêté, louez. Une table de bar qui dort dans le salon du trésorier, ça ne dure pas.

Pour l’arche gonflable d’entrée, j’achète si le festival revient chaque année. Elle se gonfle avec une soufflerie, se replie dans une housse et devient la photo que tout le monde poste. Une tente gonflable pour l’accueil ou le stand partenaires suit la même logique. Pour le comptoir d’accueil, le stand parapluie ou le mur d’image (le fond à logos devant lequel les artistes posent), achetez-les si vous comptez les ressortir pour d’autres événements de la commune, le marché de Noël ou une inauguration. Sinon, location.

Combien de semaines avant le festival faut-il passer commande ?

Les délais de fabrication sont écrits sur chaque devis, et ils changent d’un fournisseur à l’autre. Lisez-les avant de regarder le prix. Voici en revanche le calendrier que je recommande, avec de la marge, pour un festival de juillet :

Février-mars. Vous choisissez les objets, vous validez le logo de l’édition et vous demandez les devis. Rien ne peut être imprimé sans logo définitif, et c’est en général ce qui bloque.

Avril. Commande du textile et des goodies personnalisés. Le textile passe par un bon à tirer (le BAT, l’épreuve que vous signez avant impression), et chaque aller-retour sur le BAT coûte quelques jours.

Mai. Bracelets et badges, une fois les catégories de pass arrêtées. PLV et banderoles dans la foulée.

Juin. Livraison, contrôle des cartons, comptage. Si un carton manque, il vous reste trois semaines pour réagir. En juillet, il ne vous en reste aucune.

Commander en juin pour un festival de juillet, c’est possible. Mais vous paierez l’express, et vous prendrez la couleur qui reste en stock.

Comparer plusieurs devis sans se perdre dans les options

L’intérêt d’une marketplace, c’est d’interroger plusieurs fournisseurs avec une seule demande. Le piège, c’est de recevoir des devis qui ne parlent pas de la même chose. Envoyez donc la même fiche à tout le monde : la quantité exacte, le nombre de couleurs du marquage, l’emplacement du logo (cœur, dos, manche), la date de livraison souhaitée et l’adresse. Avec une fiche floue, vous obtenez des devis flous.

Ensuite, comparez trois lignes avant le total : les frais de calage ou de mise en route (facturés une fois, quelle que soit la quantité), les frais de port, et le délai annoncé. Un devis moins cher de 15 % qui livre le 10 juillet pour un festival du 12, je ne le signerais pas. Si l’origine compte pour votre public ou vos financeurs publics, filtrez dès le départ sur le made in France ou le made in Europe, ou sur la sélection éco-responsable : sur XABAPRINT, ce sont des rubriques à part.

Dernière chose : demandez un échantillon du textile avant de commander 500 pièces. Un t-shirt trop fin passe très bien en photo et très mal au troisième lavage, et ce sont vos bénévoles qui le porteront l’an prochain.

Si vous ne gardez qu’une idée : le bracelet d’abord, le goodie ensuite. Le jour J, personne ne remarquera qu’il manque une casquette. Une entrée qui bloque, tout le monde la verra.